Przygotowanie i wdrożenie dokumentacji RODO

• przygotowywaniem wewnętrznej dokumentacji, wdrażającej RODO: polityki ochrony danych osobowych oraz innych niezbędnych w danym przypadku dokumentów, indywidualnie dostosowanych do działalności konkretnego przedsiębiorcy;
• analizą już funkcjonującej dokumentacji wewnętrznej wdrażającej RODO oraz opracowywaniem ich zmian;
• udzielaniem porad prawnych, dotyczących obowiązków, wynikających z RODO, w tym obowiązków po odnotowaniu naruszenia ochrony danych w Twojej firmie.

W skład dokumentacji wprowadzanej w celu wdrożenia rozporządzenia RODO wchodzą dokumenty wewnętrzne, jak i dokumenty, które powinny być skierowane na zewnątrz, do klientów przedsiębiorcy (polityki prywatności czy też klauzule informacyjne o przetwarzaniu danych).

Procedura wewnętrzna służy temu, by wszyscy pracownicy i współpracownicy danego przedsiębiorcy znali zasady związane z przetwarzaniem danych w firmie. Dokumenty te wskazują także na osoby upoważnione do pracy z określonym katalogiem danych. Procedury umożliwiają wykazanie, że przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Trzeba pamiętać, że to przedsiębiorca w myśl RODO musi być w stanie wykazać, że prowadzi działalność w zgodzie z regulacjami, dotyczącymi ochrony danych osobowych.

W skład niezbędnej dokumentacji wchodzą między innymi:

• polityka ochrony danych osobowych;
• procedura zgłaszania naruszeń danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• rejestry: czynności przetwarzania, kategorii czynności przetwarzania oraz naruszeń danych osobowych;
• opis wdrożonych i udokumentowanych środków technicznych przetwarzania danych;
• raport z oceny skutków ochrony danych oraz przeprowadzonej analizy ryzyka;
• zasady retencji danych;
• zasady nadawania pracownikom upoważnień do przetwarzania danych.

Dokumentacja powinna być sporządzona indywidualnie dla danego przedsiębiorcy i dostosowana do jego indywidualnej sytuacji. Przed sporządzeniem dokumentacji należy przeprowadzić analizę ryzyka, na podstawie której ocenić należy, jakie dokumenty są wymagane w danym przedsiębiorstwie. W toku działania firmy, analizę tą należy aktualizować, a w razie konieczności wzbogacić dokumentację.

Trzeba pamiętać, że dokumentacja ma zostać nie tylko przyjęta i wdrożona, ale także realnie stosowana.