Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym domu

Prowadzenie działalności gospodarczej w prywatnym domu lub mieszkaniu staje się coraz bardziej popularnym trendem. Takie rozwiązanie umożliwia ograniczenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – nie pojawia się konieczność ponoszenia kosztów wynajmu odrębnego lokalu. Umożliwia także połączenie życia rodzinnego z zawodowym. Pomimo że rozwiązanie to na pierwszy rzut oka jest bardzo zachęcające, wiążą się z nim także pewne obowiązki oraz w określonych przypadkach – dodatkowe koszty. Dlatego przed rozpoczęciem prowadzenia działalności we własnym domu powinieneś dokładnie przeanalizować wszystkie jej wady i zalety.

Czy muszę zgłaszać zmianę sposobu korzystania z lokalu lub domu ?
W pierwszej kolejności, jeszcze przed rejestracją Twojego adresu domowego w CEIDG, powinieneś rozważyć, czy prowadzenie działalności wpłynie na zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego (mieszkania, domu) lub jego części. Jeżeli do takiej zmiany dojdzie, wówczas musisz zgłosić to właściwemu staroście. Starosta będzie miał 30 dni na sprzeciw co do zmiany sposobu przeznaczenia lokalu. Jeżeli w tym czasie, starosta nie wyrazi sprzeciwu, będziesz mógł zarejestrować działalność gospodarczą w lokalu.

Do zgłoszenia do starosty dołączyć należy:
1) opis i rysunek, określające usytuowanie obiektu, z oznaczeniem części obiektu, której dotyczyć ma zmiana sposobu użytkowania;
2) krótki opis techniczny, określający rodzaj i charakterystykę obiektu budowlanego, jego konstrukcję wraz z danymi techniczno-użytkowymi;
3) oświadczenie o dysponowaniu obiektem na cele budowlane;
4) zaświadczenie o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub decyzją o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;
5) ekspertyzę techniczną, wykonaną przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane;
6) inne pozwolenia, uzgodnienia, opinie – w zależności od potrzeb.

Lista dokumentów, które należy dołączyć do zgłoszenia jest długa, a procedura ich gromadzenia może zająć bardzo dużo czasu. Dlatego pamiętać trzeba, że nie zawsze, gdy podejmujesz działalność gospodarczą w prywatnym domu musisz zgłaszać to staroście. Jeżeli na przykład jesteś informatykiem, a Twoja działalność polega wyłącznie na pracy z wykorzystaniem komputera i innych urządzeń, nie dojdzie do zmiany sposobu przeznaczenia lokalu.

Inaczej będzie w przypadku, gdy planujesz otworzyć w jednym z pokoi swojego prywatnego domu gabinet lekarski. Wówczas dojdzie do zmiany sposobu korzystania z lokalu. Będziesz musiał przystosować lokal poprzez zamieszczenie w gabinecie odpowiedniej infrastruktury czy też stworzenie miejsca, w którym pacjenci będą mogli oczekiwać na wizytę. Dwa podane przykład przykłady stanowią dwie skrajności, które służą pokazaniu mechanizmu, który stoi za zgłoszeniem zmiany sposobu korzystania z lokalu. W każdym przypadku powinieneś indywidualnie rozważyć, czy zmiany wprowadzane w lokalu lub domu w związku z rozpoczęciem działalności, uzasadniać będą dokonanie odpowiedniego zgłoszenia.

Czy do rozpoczęcia działalności gospodarczej potrzebna jest zgoda wspólnoty mieszkaniowej ?
W najbardziej typowych przypadkach do prowadzenia działalności gospodarczej w lokalach, które wchodzą w skład wspólnoty mieszkaniowej nie jest wymagana jej zgoda. Nawet w przypadku gdyby wspólnota mieszkaniowa uchwaliła regulamin, zakazujący na jej terenie prowadzenia w lokalach działalności gospodarczej, regulamin ten nie będzie stanowił przeszkody w podjęciu działalności. Oczywiście, istotne jest zadbanie o dobre relacje ze wspólnotą mieszkaniową. W przypadku, gdy planujesz prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu, dobrze jest o tym poinformować wspólnotę w trosce o dobre relacje. Wspólnota mieszkaniowa nie ma jednak instrumentów prawnych żeby zakazać Ci prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu.

Zgoda wspólnoty będzie wymagana wówczas, gdy prowadzenie działalności będzie wiązało się z ingerencją w nieruchomość wspólną. Jeżeli planujesz na przykład wykonać szyld na ścianie, należącej do przestrzeni wspólnej, nie możesz tego zrobić bez zgody wspólnoty mieszkaniowej.

Powinieneś zadbać o zgodę wspólnoty mieszkaniowej także wówczas, gdy planujesz prowadzić działalność gospodarczą tego typu, że przepisy szczególne będą tego od Ciebie wymagać. Na przykład zgoda wspólnoty będzie wymagana, jeżeli planujesz sprzedawać alkohol lub prowadzić zakład fryzjerski.

Ze zdaniem wspólnoty będziesz musiał się liczyć także wówczas, gdy zgłosisz staroście zmianę sposobu korzystania z lokalu. W postępowaniu wspólnota mieszkaniowa będzie stroną. Będzie miała możliwość wypowiedzenia swojego zdania i wpływu na to, czy starosta zgłosi sprzeciw wobec tej zmiany.

Czy będę musiał zapłacić wyższy podatek od nieruchomości ?
W 2023 roku maksymalna stawka podatku od nieruchomości dla lokali mieszkalnych wyniesie 1 zł za 1 metr kwadratowy powierzchni. W przypadku lokali wykorzystywanych na cele prowadzenia działalności gospodarczej ta stawka wynosi maksymalnie 28,78 zł za 1 metr kwadratowy. Różnica jest zatem bardzo wysoka. Trzeba pamiętać, że te stawki są stawkami maksymalnymi. Dokładną wysokość podatku od nieruchomości określa konkretna gmina, w której znajduje się nieruchomość.

Prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym może zatem w określonych prowadzić do znaczącego wzrostu obciążeń podatkowych. Nie zawsze jednak taka sytuacja musi nastąpić. Praktyka wskazuje, że sama rejestracja działalności gospodarczej w domu lub lokalu nie powoduje automatycznie, że lokal, domu lub jakakolwiek ich część zostanie objęta wyższą stawką podatkową.

Sytuacja taka nastąpi wówczas, gdy w domu zostanie wyraźnie wydzielona część pomieszczenia, pomieszczenie lub kilka pomieszczeń, które służyć będą wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej.

Przykład
Sąsiedzi – Roman i Stanisław – zdecydowali, że będą prowadzić w swoich domach działalność gospodarczą. Roman jest informatykiem. Do pracy wystarcza mu wyłącznie komputer i tablet. Nie wydzielił w domu żadnego pomieszczenia ani części, w której prowadzi działalność gospodarczą. W jednym z pomieszczeń, dalej wykorzystywanym w celach mieszkalnych postawił jedynie biurko z komputerem i regał na dokumentację. Każda część domu Romana w dalszym ciągu ma wszystkie funkcje mieszkalne. Stanisław musiał wydzielić poczekalnię oraz gabinet oraz dostosować je na potrzeby prowadzonej działalności. Roman zapłaci podatek od nieruchomości w wysokości dla lokali mieszkalnych. Stanisław od powierzchni, zajmowanej przez gabinet i poczekalnię zapłaci podatek od nieruchomości w wyższej kwocie, dla lokali, zajętych na potrzeby działalności gospodarczej.

Pamiętaj, że kwestie związane z podatkiem od nieruchomości stanowią indywidualną kwestię każdej gminy. Dlatego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej musisz zgłosić gminie fakt, że w budynku prowadzić będziesz działalność gospodarczą w prywatnym lokalu lub domu. Gmina powinna mieć możliwość, by samodzielnie ocenić, czy w związku z rozpoczętą działalność gospodarczą, będziesz zobowiązany do zapłaty podatku w wyższej wysokości. Jeżeli nie jesteś pewny tego, w jakiej stawce powinieneś zapłacić podatek od nieruchomości, możesz złożyć do gminy wniosek o interpretację podatkową. Jeżeli zastosujesz się do wydanej interpretacji, gmina nie będzie mogła wyciągnąć wobec Ciebie w przyszłości negatywnych konsekwencji.

W jaki sposób mogę rozliczyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej w domu ?
Do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej możesz zaliczyć koszty, związane z wykorzystaniem prywatnego lokalu lub domu, w którym prowadzisz tę działalność. Powyższe nie budzi wątpliwości. Tak samo wątpliwości nie budzi fakt, że w przypadku, gdy jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT możesz odliczyć podatek naliczony, uwidoczniony w fakturach za media, wykorzystywane w ramach prowadzonej przez Ciebie działalności.

Wątpliwości powstać mogą przy ustaleniu, jaką część poniesionych kosztów za lokal lub dom możesz rozliczyć jako koszty prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku czynszu, najprostszym i najczęściej stosowanym w praktyce rozwiązaniem jest wyliczenie jaka część lokalu, wyrażona powierzchniowo, wykorzystywana jest na cele prowadzenia działalności. Stosunek tej części do całości powierzchni lokalu stanowi ułamek czynszu, który można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Zwróć jednak uwagę, że takie wyliczenie może wpływać także na kwestie, związane z podatkiem od nieruchomości. Jeżeli jesteś w stanie wyliczyć na potrzeby czynszu, jaka część lokalu zajęta jest na potrzeby prowadzonej działalności, może stanowić to argument dla gminy, że od tej części powinieneś płacić także wyższy podatek. Nie zawsze tak musi być, jednak praktyka w konkretnych miejscach w Polsce może się od siebie różnić. Dlatego w takich sytuacjach najlepiej wystąpić do organów podatkowych lub gminy z wnioskiem o interpretację indywidualną, która będzie chronić Cię przed ewentualnymi rozbieżnościami w stanowiskach organów.

Takiego procentowego wyliczenia nie będziesz mógł zastosować do wyliczenia tego, jaką część opłat za media możesz zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma bezpośredniego przełożenia pomiędzy tym, ile prądu, wody czy gazu zużywasz w ramach działalności pomiędzy tym, jaką część lokalu zająłeś na tę działalność. Dlatego najlepszym rozwiązaniem, umożliwiającym pełne zaliczenie poniesionych kosztów jest montaż dwóch oddzielnych liczników.

W przypadku innych kosztów takich jak opłaty za Internet czy telefon, kluczowe znaczenie ma to, czy wykorzystywane są tylko w celach służbowych czy także w celach prywatnych. Jeżeli wykorzystujesz je również w celach prywatnych, wówczas musisz dysponować systemem, który umożliwi Ci wskazanie, jakie są proporcje wykorzystania danej usług na cele prywatne oraz na cele prowadzonej działalności gospodarczej.

Choć na pozór nie powinna sprawiać większych problemów prawnych, tematyka prowadzenia działalności gospodarczej we własnym domu lub lokalu jest bardzo skomplikowana. Zarówno na etapie jej zakładania, jak i na etapie rozliczania kosztów czy opłaty podatków. Pewne opisane przeze mnie w artykule kwestie mogą być w konkretnych przypadkach ze sobą na pozór sprzeczne. W takich sytuacjach, najważniejsze jest indywidualne podejście do Twojego problemu i zabezpieczenie Twoich interesów poprzez uzyskanie odpowiednich interpretacji podatkowych.

Zapraszam do obejrzenia krótkiego filmu w serwisie YouTube, w którym krótko podsumowuję treść artykułu. Film można znaleźć po kliknięciu w pogrubione słowo.