Praca zdalna zyskała w ostatnich latach olbrzymią popularność, zwłaszcza od momentu wybuchu epidemii koronawirusa. Obecnie, pomimo stopniowego znoszenia kolejnych obostrzeń, ten rodzaj pracy stanowi bardzo ciekawą alternatywę zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Do tej pory w polskich przepisach praca zdalna występowała wyłącznie w specjalnej ustawie, która uchwalona została w związku z epidemią koronawirusa. Aby przepisy odpowiadały zmieniającej się rzeczywistości zdecydowano o wprowadzeniu do Kodeksu pracy regulacji, które umożliwiać będą wykonywanie pracy zdalnej nie tylko w związku z epidemią, ale także w normalnej codzienności.

Ta zmiana stanowi część bardzo dużych zmian prawa pracy, które wejdą w życie w 2023 roku. Obok przepisów, regulujących pracę zdalną, wprowadzone zostaną zasady, umożliwiające pracodawcom kontrolę trzeźwości pracowników. O tych zasadach pisaliśmy już wcześniej tutaj.

Czym jest praca zdalna ?

Praca zdalna to praca, wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Praca może być wykonywana w tym miejscu częściowo lub całkowicie. Dopuszczalne będzie zatem wykonywanie pracy zdalnej „hybrydowo”: przez okres na przykład dwóch dni w tygodniu, przy fizycznej obecności w firmie przez pozostałe trzy dni.

Co ważne, pracą zdalną nie jest każde świadczenie pracy poza siedzibą pracodawcy. Jeżeli to pracodawca ustalił, że obowiązki będą wykonywane w innym miejscu niż jego siedziba, wówczas nie mamy do czynienia z pracą zdalną. Głównym wyróżnikiem pracy zdalnej będzie to, że to pracownik wskazuje miejsce, w którym będzie pracował, a pracodawca wyłącznie wyraża na nie zgodę. Oznacza to, że pracownik na pracy zdalnej nie musi wykonywać swoich obowiązków z domu (choć najczęściej to dom pracownika będzie miejscem wykonywania pracy zdalnej). Pracę zdalną pracownik będzie mógł wykonywać z dowolnego miejsca pod warunkiem, że zgodę na nie wyrazi pracodawca.

Możliwe będzie także ustalenie przez pracownika i pracodawcę, że praca zdalna będzie wykonywana z różnych miejsc, o których pracownik każdorazowo będzie informował pracodawcę.

W jaki sposób wprowadzona może zostać praca zdalna ?

Praca zdalna może zostać wprowadzona na jeden z dwóch sposobów:

• w wyniku uzgodnienia pracownika z pracodawcą, przy zawieraniu umowy o pracę lub już w trakcie trwania pracy;
• w wyniku polecenia pracodawcy.

Co do pierwszego z tych przypadków, jeżeli porozumienie następuje już przy zawieraniu umowy o pracę, wówczas sytuacja jest klarowna. To, że praca zdalna będzie wykonywana powinno zostać uwzględnione już w samej umowie.

Jeżeli do porozumienia dochodzi w trakcie trwania umowy, z inicjatywą rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej może wyjść zarówno pracownik, jak i pracodawca. Wniosek pracownika może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej. W takiej samej formie pracodawca może wyrazić zgodę na świadczenie pracy zdalnej. Pomimo że świadczenie pracy zdalnej istotnie zmienia warunki pracy, zawarte w umowie o pracę, nie będzie obowiązywał w tym zakresie przepis, który nakazuje zmianę umowy o pracę w formie pisemnej. Umożliwi to bardziej elastyczne przechodzenie pracowników na wykonywanie pracy zdalnej.

W uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem powinny znaleźć się wszystkie najważniejsze kwestie, dotyczące tego, w jaki sposób będzie świadczona praca zdalna, między innymi:

• to, czy będzie to praca w formie zdalnej będzie świadczona częściowo czy całkowicie;
• miejsce, w którym praca zdalna będzie świadczona;
• wszystkie inne istotne dla stron ustalenia, dotyczące warunków świadczenia pracy zdalnej, jeśli nie będą one sprzeczne z innymi przepisami i dokumentami, wdrożonymi przez pracodawcę w związku ze świadczeniem pracy zdalnej przez jego pracowników.

Wniosek pracownika o rozpoczęcie świadczenia pracy zdalnej nie będzie wiązał pracodawcy. Pracodawca będzie mógł zatem odmówić pracownikowi rozpoczęcia takiej pracy. Od tej zasady będą występowały jednak wyjątki. Pracodawca nie będzie mógł odmówić możliwości świadczenia pracy zdalnej pracownikowi, który:

• jest w ciąży;
• wychowuje dziecko do ukończenia czwartego roku życia;
• sprawuje opiekę nad członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, w tym po ukończeniu przez dziecko osiemnastu lat;
• jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w tym po ukończeniu przez dziecko osiemnastu lat;
• jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w tym po ukończeniu przez dziecko osiemnastu lat.

W tych przypadkach pracodawca będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnej wyłącznie, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względów organizacyjnych, co musi zostać dokładnie uzasadnione pracownikowi.

Drugim ze sposobów wprowadzenia pracy zdalnej jest polecenie pracodawcy. Może ono zostać złożone pracownikowi w dwóch przypadkach:

• w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii i w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
• w okresie, gdy pracodawca nie może zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z uwagi na siłę wyższą (czyli wydarzenia niezależne od pracodawcy).

Pracodawca przed wydaniem polecenia musi uzyskać od pracownika oświadczenie o tym, że pracownik posiada warunki do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli tego oświadczenia pracownik nie złoży, pracodawca nie może wydać mu polecenia wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie pracownika nie podlega weryfikacji przez pracodawcę.

W jaki sposób można odwołać możliwość świadczenia pracy zdalnej ?

Jeżeli to, że praca będzie wykonywana zdalnie zostało ustalone przez pracodawcę i pracownika już po zawarciu umowy, każda ze stron może wystąpić z wnioskiem o zakończenie wykonywania pracy zdalnej i przejścia do tradycyjnego modelu wykonywania pracy. Wniosek jest wiążący. W praktyce oznacza to, że każda ze stron może w dowolnym momencie podjąć decyzję o rezygnacji z możliwości wykonywania pracy zdalnej.

Po złożeniu wniosku, niezależnie od tego, kto go złożył, pracownik i pracodawca powinni ustalić termin powrotu pracownika do tradycyjnej pracy. Termin ten powinien przypadać nie później niż 30 dni po złożeniu wniosku. Jeżeli strony nie ustaliły tego terminu, wówczas powrót do pracy powinien nastąpić po upływie 30 dni od złożenia wniosku. W odniesieniu do osób specjalnie chronionych, które wymienione zostały w odpowiedzi na poprzednie pytanie, pracodawca będzie mógł wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej tylko wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej będzie niemożliwe ze względów organizacyjnych.

Jeżeli praca zdalna była wykonywana na polecenie pracodawcy polecenie to pracodawca będzie mógł cofnąć w każdym czasie, z zachowaniem dla pracownika jednodniowego terminu na powrót do pracy. Pracodawca będzie musiał wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej w jednym przypadku: gdy pracownik w wyniku zmiany swoich warunków lokalowych odwoła oświadczenie o tym, że warunki te umożliwiają mu wykonywanie pracy zdalnej.

W każdym przypadku warunki i możliwość wykonywania pracy zdalnej, powinny wynikać z dokumentów wdrażanych przez pracodawcę w związku z wykonywaniem pracy zdalnej przez jego pracowników. Z tych dokumentów wynikać będą także dokładne zasady rozliczeń pracownika z pracodawcą.

Czym różni się zwykła praca zdalna od okazjonalnej pracy zdalnej ?

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie wszystkie przepisy dotyczące pracy zdalnej mają zastosowanie. Można powiedzieć, że jest to uproszczona, doraźna praca zdalna. Pracodawca nie ma obowiązku ustalania w oddzielnym dokumencie zasad świadczenia takiej pracy. Nie ma także obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem takiej pracy, choć ma taką możliwość. W przeciwieństwie do zwykłej pracy zdalnej, świadczona być ona może wyłącznie na wniosek pracownika. Pracownik nie może zostać z niej jednostronnie odwołany. Okazjonalna praca zdalna może być świadczona przez maksymalnie 24 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Czy w związku z pracą zdalną wobec pracownika mogą być wyciągnięte negatywne konsekwencje ?

Praca zdalna lub odmowa świadczenia takiej pracy nie mogą być przyczynami wypowiedzenia umowy o pracę. Ponadto, pracownik, pracujący zdalnie lub odmawiający takiej pracy nie może być w żaden sposób dyskryminowany. Pracownik, wykonujący pracę zdalną powinien mieć zapewniony dostęp do wszystkich pomieszczeń u pracodawcy na takich zasadach jak pracownicy wykonujący pracę stacjonarnie.

W kolejnym artykule, dotyczącym pracy zdalnej przybliżymy prawa i obowiązki, jakie w związku z wykonywaniem pracy zdalnej mają pracownik i pracodawca, a także wskażemy na dokumenty, które w związku z pracą zdalną wdrożyć powinien pracodawca.