W poprzednim wpisie na blogu opisywaliśmy, jak nowe przepisy definiować będą pracę zdalną, w jaki sposób będzie ona mogła zostać wprowadzona oraz wycofana. Link do tego artykułu znaleźć można tutaj.

Obok tych zasad, nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawców obowiązek sporządzenia szeregu dokumentów, które regulować będą prawa i obowiązki zarówno pracownika, jak i pracodawcy, związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Jakie dokumenty powinien przygotować pracodawca i co z nich powinno wynikać ? Odpowiedź na to pytanie poniżej.

Porozumienie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej lub regulamin pracy zdalnej.

To najważniejszy dokument, dotyczący zasad wykonywania pracy zdalnej u pracodawcy. Powinien on określać wszystkie najważniejsze kwestie, dotyczące tego tematu, takie jak:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą zostać objęci pracą zdalną;
• gdy pracownik będzie korzystał ze sprzętu pracodawcy – zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, takich jak koszty instalacji, konserwacji, naprawy sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej, telefonu lub innych urządzeń, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także wszelkie inne koszty, które pracodawca zobowiązał się pokryć;
• w przypadku korzystania przez pracownika z materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę – ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikowi przez pracodawcę za wykorzystywanie tych materiałów i narzędzi;
• pracodawca może także wskazać, że obowiązek wypłaty kwot, które opisane zostały w pkt 2 i 3 zostanie zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. W takim wypadku w porozumieniu powinien zostać określony ten ryczałt. Ryczałt powinien odpowiadać spodziewanym kosztom, które poniesie pracownik w związku z pracą zdalną. Wszystkie koszty pracy zdalnej zwracane przez pracodawcę nie będą stanowić dla pracownika przychodu w rozumieniu podatku PIT;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, wykonującego pracę zdalną (np. z określeniem, że kontakty odbywać się będą wyłącznie przez telefon lub przez określoną aplikację, z odpowiednim uprzedzeniem lub bez niego);
• zasady, dotyczące kontroli pracownika, wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Zasady te muszą zostać opracowane z uwzględnieniem faktu, że praca zdalna wykonywana będzie najczęściej w domu pracownika, a zatem w miejscu, do którego pracodawca nie może wejść bez odpowiedniej zgody. Z tego względu pracodawca może przeprowadzić kontrolę w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola musi być dostosowana do miejsca, w którym będzie przeprowadzona. Nie może ona naruszać prywatności pracownika, ani jego domowników, a także utrudniać korzystania z mieszkania pracownika. Kontrola powinna dotyczyć między innymi takich kwestii jak przestrzeganie przez pracownika zasad bezpieczeństwa i higieny pracy czy też zasad, dotyczących ochrony danych osobowych przez pracownika. Kontrola może zakończyć się zobowiązaniem pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień lub wycofaniem przez pracodawcę zgody na wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej.
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Dokument ten powinien przybrać formę porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcą, a zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna taka organizacja – porozumienia z wszystkimi takimi organizacjami. W sytuacji, gdy w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia organizacji związkowej nie uda się zawrzeć porozumienia, pracodawca może określi wszystkie opisane wyżej zasady w regulaminie, z uwzględnieniem ustaleń i uwag, przedstawionych przez związki zawodowe.

Tak samo, w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa jakikolwiek związek zawodowy, może on określić te zasady w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Jeżeli pracodawca nie przyjął ani porozumienia, ani regulaminu, wykonywanie pracy zdalnej w dalszym ciągu jest u tego pracodawcy możliwe. Wtedy wszystkie zasady, które powinny znaleźć się w porozumieniu/regulaminie, pracodawca powinien zawrzeć w porozumieniu zawartym z pracownikiem, który udaje się na pracę zdalną.

W praktyce, zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach, dokument ten będzie przybierał formę porozumienia zawieranego pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem.

Procedury ochrony danych osobowych wraz z oświadczeniem pracownika o zapoznaniu się z tymi procedurami

Z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracowników wiąże się znacznie wyższe ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych klientów, kontrahentów i innych pracowników pracodawcy. Dane osobowe, często wrażliwe, transferowane będą poza siedzibę pracodawcy, do miejsca wykonywania pracy przez pracownika zdalnego. Z tego względu, nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przygotowania procedur ochrony danych osobowych, do których przestrzegania zobowiązany będzie pracownik, wykonujący pracę zdalną.

Po sporządzeniu procedury, pracodawca powinien przeprowadzić instruktaż i szkolenie, przybliżające pracownikowi jego obowiązki, związane z ochroną bezpieczeństwa informacji. Pracownik powinien potwierdzić – pisemnej lub w formie elektronicznej – że zapoznał się z tymi zasadami.

Ocena ryzyka zawodowego

Pracodawca ma obowiązek realizować wszystkie obowiązki wynikające z konieczności zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jednakże z uwzględnieniem tego, że praca zdalna wykonywana będzie w miejscu wskazanym przez pracownika, nad którym pracodawca nie ma kontroli.

Dlatego też pracodawca zwolniony jest z szeregu obowiązków, dotyczących bhp, których spełnienie jest niemożliwe w sytuacji, w której nie ma on władztwa nad miejscem, w którym pracownik wykonuje pracę. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma jakichkolwiek obowiązków w tym zakresie. Przed rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnej pracodawca powinien przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego. Ocena ta powinna uwzględniać takie czynniki jak:

• wpływ pracy na wzrok;
• wpływ pracy na układ mięśniowo-szkieletowy;
• uwarunkowania psychospołeczne pracy.

Ocena ryzyka zawierać powinna:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Ocena ryzyka zawodowa może zostać przygotowana indywidualnie dla danego pracownia lub dla poszczególnych stanowisk pracy zdalnej.

Pracownik musi zapoznać się z ww. oceną ryzyka zawodowego, co musi zostać udokumentowane w formie papierowej lub elektronicznej.

Potwierdzenie przez pracownika, że jego stanowisko pracy zdalnej spełnia zasady bhp

Jak zostało wspomniane wyżej, nowelizacja zdejmuje z pracodawcy część obowiązków z zakresu bhp w przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. I tak, pracodawca nie będzie zobowiązany do organizowania stanowiska pracy pracownika, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich odpowiednie stosowanie, zapewniania pracownikowi nieodpłatnie odpowiednich posiłków i napojów, gdy pracownik pracuje w warunkach szczególnie uciążliwych, czy też zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej. Część z tych obowiązków wykonywać będzie musiał bezpośrednio pracownik, pracujący zdalnie. O tym, jakie dokładnie to obowiązki i z czym w zakresie bhp wiąże się wykonywanie pracy zdalnej pracownik dowie się z oceny ryzyka zawodowego (pkt 3).

Taki pracownik będzie musiał przed rozpoczęciem pracy zdalnej potwierdzić pracodawcy, że jego stanowisko pracy zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownik zobowiązany będzie także do organizacji tego stanowiska w sposób zgodny z zasadami ergonomii (np. odpowiednie oświetlenie pomieszczenia, odpowiednie ustawienie mebli).

Z uwagi na zasady bhp, wykonywanie nie każdej pracy będzie dopuszczalne w formie zdalnej. Na przykład, niemożliwe będzie świadczenie w taki sposób pracy szczególnie niebezpiecznej.

Jeżeli w trakcie pracy zdalnej dojdzie do wypadku przy pracy, pracownik powinien powiadomić o tym pracodawcę i umożliwić po uzgodnieniu terminu oględziny miejsca wypadku.

Ponadto, jeżeli pracownik, który ma zostać zatrudniony od początku umowy o pracę będzie wykonywał pracę zdalną na stanowisku administracyjno-biurowym, szkolenie z zakresu bhp może odbyć się w całości z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracownika, wykonującego pracę zdalną o:

• Jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której znajduje się stanowisko pracownika;
• Osobie lub organie odpowiedzialnym za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, upoważnionym do przeprowadzenia kontroli oraz wykonywania innych czynności w imieniu pracodawcy.

Jeżeli pracownik podejmuje pracę zdalną od początku zatrudnienia, informacja ta powinna zostać przekazana mu wraz z innymi informacjami, dotyczącymi jego stanowiska w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy. Jeżeli pracownik przechodzi na pracę zdalną, wówczas informacje te powinien otrzymać najpóźniej w momencie rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej.

Informacja o warunkach opisanych powyżej może zostać udzielona w formie papierowej lub elektronicznej.

Oświadczenie pracownika dotyczące warunków lokalowych i technicznych

Jak zostało opisane w poprzednim artykule, aby pracodawca mógł złożyć pracownikowi polecenie wykonania pracy zdalnej, pracownik wcześniej powinien złożyć oświadczenie o tym, że posiada warunki lokalowe oraz techniczne, umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej.

Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną

Obok opisanej powyżej regularnej pracy zdalnej, możliwa będzie także praca zdalna okazjonalna. Pracę taką pracownik będzie mógł wykonywać w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku. Do pracy zdalnej okazjonalnej zastosowania nie znajdą wszystkie przepisy nowelizacji, dotyczące pracy zdalnej.

Nie będzie obowiązku zawierania porozumienia/regulaminu, dotyczącego zasad świadczenia pracy zdalnej, przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, dotyczących pracy zdalnej. Wyłączona będzie także możliwość efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca nie będzie miał obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy niezbędnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy. Aktualne pozostaną za to przepisy, dotyczące ochrony danych osobowych czy też zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Mimo tego pracodawca będzie miał możliwość zwrotu pracownikowi ponoszonych przez niego kosztów, związanych z pracą zdalną. Nie będzie to jednak obowiązkiem pracodawcy.

Okazjonalna praca zdalna wykonywana będzie na wniosek pracownika złożony pracodawcę. Wzory takich wniosków może, choć nie musi, przygotować pracodawca.

Zapraszam do obejrzenia krótkiego filmu w serwisie YouTube, w którym krótko podsumowuję treść artykułu. Film można znaleźć po kliknięciu w pogrubione słowo.